Living. Data.

simply. done.

Custódia e Gestão de Arquivos

A nossa solução:
METODOLOGIA

Inventariação do Arquivo
O nosso Dep. comercial encarrega-se de efectuar o levantamento da situação do arquivo que servirá de base para o planeamento da estrutura a adoptar e dos trabalhos de recolha.

Organização
Após recolha e transporte do arquivo para as nossas instalações, organizamos e referenciamos o arquivo em função da estrutura definida em conjunto com o Cliente (Ex: por datas, filiais, departamentos, tipo de documentos, centros de custos, entre outros..).

Contentorização
Depois da estrutura de arquivo organizada, acondicionamos a documentação em contentores próprios. Os nossos contentores de arquivo foram dimensionados para alojar 4 a 5 pastas de arquivo A4 (8 cm de lombada) podendo, no entanto, alojar outros tipos. O seu formato permite uma manuseamento fácil e seguro.

Catalogação Informática
Em simultâneo com a contentorização é efectuada uma descrição pormenorizada do conteúdo de cada contentor em modelo próprio. Todos os dados são depois introduzidos e indexados na nossa aplicação informática, que nos permite gerir de uma forma dinâmica e organizada todo o arquivo do Cliente.

Alojamento
No passo seguinte, os contentores são codificados, prontos para serem depositados no centro de custódia segundo os critérios de localização definidos informaticamente. No final é enviada para o Cliente uma listagem pormenorizada do arquivo sob nossa custódia.

A partir daqui a REISSWOLF Gestão Documental passa a gerir todo o arquivo do Cliente. Irá acompanhar todos os procedimentos inerentes à Custódia e Gestão de Arquivos, que passam por novas incorporações de arquivo, consultas, entregas, envio de listagens, destruição de documentos, entre outros.


SEGURANÇA
Todos os procedimentos inerentes ao tratamento do arquivo assentam em critérios de segurança e confidencialidade, os quais fazemos questão de cumprir rigorosamente.

Todos os funcionários, para além de receberem formação específica, estão abrangidos pelo sigilo profissional por intermédio de um termo de responsabilidade e confidencialidade reconhecido notarialmente.

A REISSWOLF Gestão Documental dotou o seu Centro de Arquivo de uma complexa estrutura de protecção à informação nele depositada:

  • Seguros para as instalações e para o transporte;
  • Seguro de Responsabilidade Civil;
  • Sistema de arquivo na sua totalidade metálico;
  • Alarme contra intrusão ligado 24 horas à central de alarmes (sensores volumétricos que reagem à luz, movimento e calor;
  • sensores de quebra-vidros e contactos nas janelas, grades metálicas de protecção em todos os acessos);
  • Alarme contra incêndio ligado 24 horas à central de alarmes;
  • Sistema de Sprinklers (extinção automática);
  • CCTV (Videovigilância);
  • Vigilância Humana 24 H no parque Industrial (Diurna e Nocturna);
  • Plano de Continuidade de Negócio (PCN);
  • Projecto de segurança contra incêndio aprovado por empresa especializada;
  • Material de combate a fogo (extintores, betoneiras, mangueiras de água);
  • Desinfestações periódicas às instalações por empresa especializada;
  • Controlo de temperatura e de humidade do depósito de arquivo;


Outras medidas de Segurança e Confidencialidade:

Controlo de visitantes às instalações.

Consultas de documentos sob nossa custódia apenas a pessoas devidamente identificadas e autorizadas.

Outros procedimentos de rotina diária que garantem a segurança do arquivo depositado.


CONSULTAS
Sempre que necessário os nossos serviços de consulta permitem ao Cliente aceder à informação de uma forma segura, rápida e eficiente.

Os pedidos de consultas são sempre efectuadas, através de fax ou email.
Os pedidos são recebidos, validados pelos nossos serviços administrativos que trabalham em conjunto com os serviços de logística para disponibilizar o documento ao Cliente o mais rápido possível.

Consulta Interna – Sala de consulta com privacidade nas nossas instalações (com marcação prévia de 24/48 horas)

Consultas Externas – Entrega das caixas de arquivo / documentos nas suas instalações ou envio de documentos por fax ou e-mail (prazos de resposta: ver tabela)

 

TipoNormalExpress Urgente
Entrega Física nas instalações do cliente
     - Caixa   24h   3h   1h
     - Documento   24h   3h   1h
Envio de Cópias (scan on demand, fax, email)
     - Cópia dos documentos   2h   1h   <30min

 


DESTRUIÇÃO
No final de cada ano, surge a necessidade de abater ao arquivo (expurgo) sob nossa custódia os documentos que ultrapassaram os prazos legais e administrativos previstos. O Cliente recebe uma listagem de aviso para que possa confirmar e autorizar o que será destruído.

Este processo para além de cumprir regras de segurança e confidencialidade respeita as normas ambientais, já que o produto da destruição é encaminhado para a reciclagem. Após a destruição é emitido um auto de eliminação que comprova o processo, além de que o Cliente pode presenciar a destruição. Este processo também pode ser aplicado em limpezas de arquivo de forma pontual.


Dúvidas frequentes:
Quais são os grandes problemas do arquivo?

Os principais problemas sentidos com o arquivo dentro de uma empresa são:

  • Ocupação de espaços valiosos
  • Falta de espaço
  • Inexistência de uma política de arquivo global para as empresas
  • Falta de condições de segurança e de confidencialidade
  • Dispersão física
  • Dificuldades na pesquisa de Documentos
  • Degradação do estado de conservação dos documentos


Associado a estas situações vêm os custos inerentes:

  • O custo de Ocupação por M2
  • Os recursos Humanos afectos às tarefas de arquivo e consulta
  • O investimento contínuo em Mobiliário específico
  • Outros custos administrativos (duplicação de documentos)
  • Custos de produtividade provocados por falta de informação em tempo útil

 

Por que razão cada vez mais empresas recorrem aos nossos serviços de gestão de arquivos?
Todas as empresas têm uma tendência natural para crescerem quer seja em volume quer seja em estrutura. Uma das consequências directas deste facto é o aumento do volume de documentos que circulam dentro dessas empresas para suportar esse crescimento. Logo ao longo dos anos o volume de documentação acumula-se com taxas de crescimento iguais ou superiores ao crescimento da empresa, aliados ainda à introdução de novos canais de comunicação (Internet, e-mail, etc..) e aliados às cada vez maiores facilidades de impressão permitidas pela tecnologia.

Todo este cenário de crescimento e desenvolvimento, origina um volume de documentos/arquivo que obrigatoriamente ocupa espaços nobres no interior das empresas. Este desenvolvimento económico que se fez sentir nas últimas décadas obrigou as empresas a utilizarem mais racionalmente os seus recursos: sendo o espaço disponível cada vez mais valioso, a sua utilização de uma forma mais rentável tornou-se um acto de gestão da maior importância.

A competitividade de qualquer organização empresarial passa necessariamente por um programa adequado de gestão de informação. A afectação de recursos próprios – espaço, recursos humanos, investimento em equipamentos, segurança e manutenção – cada vez mais se revela comprometedor para a produtividade e competitividade das organizações.

Nesta nova realidade, as empresas devem concentrar-se no seu “core business” entregando a empresas especializadas, áreas funcionais não críticas à sua actividade, transformando custos fixos em custos variáveis, com os respectivos ganhos de eficiência associados.

É com base nesta realidade que cada vez mais as empresas recorrem aos serviços da REISSWOLF Gestão Documental.

 

Quais são as vantagens dos nossos serviços de Custódia de Arquivos e Gestão de Arquivos?

  • Recuperação de espaços valiosos
  • Redução de custos com recursos humanos
  • Aumento da protecção da informação: documentos bem classificados, ordenados e arrumados estão em maior segurança do que na situação oposta
  • Aceleração e a sistematização da organização de documentos
  • Aumento da estabilidade, da continuidade e eficácia administrativa da organização
  • Aumento da eliminação de documentos nos prazos
  • Protecção ambiental
  • Redução de Investimentos em mobiliário específico para arquivo corrente
  • Eliminação de Investimentos em mobiliário específico para arquivo morto
  • Flexibilização da Estrutura de Custos

 

Quem utiliza estes serviços de custódia e gestão de arquivos?
Qualquer empresa, no decorrer da sua actividade cria informação e documentos, por isso entre os nossos Clientes podemos encontrar dos mais diversos sectores, destacando-se no entanto os seguintes:

  • Banca
  • Agências de Viagens
  • Seguradoras
  • Comércio Automóvel
  • Grupos Hoteleiros
  • Consultoria/ Serviços
  • Empreendimentos Turísticos
  • Construção
  • Entidades Públicas
  • Empresas de Distribuição
  • Notícias