Trata-se de uma solução segura que lhe permite aceder digitalmente ao seu correio em papel em qualquer local e em qualquer altura no futuro. Digitalizamos o seu correio em papel e fica disponível através da nossa própria solução na cloud. Os dados são armazenados em servidores de bases de dados na Alemanha, cumprindo todos os requisitos de segurança. Além disso, o correio físico é automaticamente arquivado e, consoante o pacote de serviços contratado, destruído conforme os requisitos de proteção de dados.

O envelope com a sua identificação, que pode conter outras cartas, é digitalizado sendo o principal. As cartas anexas são igualmente abertas e digitalizadas juntamente com os respetivos envelopes, antes de serem apresentadas como documento.

Quer se trate de um postal ou de uma carta de maior dimensão, podemos digitalizar todos os tipos de documentos até ao tamanho A3.

Alisamos o original, retiramos clips e agrafos e digitalizamos todo o documento. Não separamos os documentos que tenham sido encadernados ou fixados com ilhós, uma vez que estes requerem uma proteção especial. Neste caso, recebe uma digitalização da folha de rosto com uma nota especial de que as páginas seguintes estão encadernadas.  Se necessário, pode solicitar o documento original.

Temos todo o gosto em digitalizar os seus livros. No entanto, este pedido não se enquadra nos serviços padrão oferecidos como parte da Caixa de Correio Digital. Terá de nos contactar para obter um orçamento para este serviço.

Os documentos são designados por nomes que contêm a data e um número sequencial.

Sim, são.  Pode pesquisar todo o conteúdo de texto do seu correio recebido na aplicação, uma vez que recebe o nosso correio sob a forma de documentos PDF pesquisáveis e indexados pelo texto.

Todo o correio recebido até às 12 horas será entregue na caixa de correio digital no mesmo dia. Todo o correio recebido depois do meio-dia será entregue digitalmente no dia seguinte.

Receberá um e-mail a informá-lo de novas mensagens.  Se utilizar a nossa aplicação REISSWOLF dok. suite., também será informado do correio recebido através de uma push notification.

Fornecer-lhe-emos uma fotografia do conteúdo não digitalizável - por exemplo, um suporte de armazenamento - como uma carta digital normal, e poderá então decidir se deseja receber os originais.

Não abriremos cartas identificadas como confidenciais ou pessoais. Estas cartas ser-lhe-ão apresentadas sob a forma de fotografias na caixa de entrada digital, permitindo-lhe solicitar que lhe sejam enviados os originais.

Enviamos os originais solicitados como encomenda através do nosso parceiro de expedição. Assim, não são abrangidos pela ordem de redirecionamento e chegam até si de forma segura.

Na caixa de correio digital existem duas formas de solicitar originais quando necessário: a entrega expresso ou a entrega agrupada. A entrega expresso permite-lhe solicitar a entrega de cartas individuais. Estas ser-lhe-ão entregues a curto prazo. A entrega agrupada permite-lhe marcar várias cartas para entrega ao longo de um mês.  Ao selecionar esta opção, a encomenda das cartas marcadas é automaticamente completada pelo nosso sistema no final do mês.  Assim, todas as cartas necessárias são-lhe entregues de uma só vez.

Em princípio, é possível enviar os originais para outros países, embora os custos de envio sejam mais elevados do que a entrega em Portugal.

Os documentos serão automaticamente destruídos por nós, de acordo com as leis de proteção de dados, no final do período de armazenamento acordado contratualmente.

Se solicitar envios postais individuais como originais e a sua encomenda for recebida até às 12 horas, o mais tardar, de segunda a quinta-feira, os originais ser-lhe-ão entregues no dia útil seguinte. Se a encomenda for recebida após as 12 horas ou numa sexta-feira, os originais serão entregues em dois dias úteis.

A duração do armazenamento depende da tarifa reservada. Após o termo do período de armazenamento acordado contratualmente, todas as cartas originais serão destruídas em conformidade com as leis de proteção de dados.

Todos os originais serão guardados em segurança até ao fim do período de armazenamento previamente definido - sem custos adicionais para si.  Se precisar de outro original, pode solicitá-lo mediante o pagamento de uma taxa. Pode continuar a aceder a todas as cartas armazenadas e digitalizadas após o termo do seu contrato e descarregá-las ou solicitar os originais.  Só após o termo do período de conservação é que os documentos serão destruídos, de acordo com o regulamento geral da proteção de dados.

Em conformidade com o artigo 28.º do RGPD, temos todo o gosto em oferecer-lhe a possibilidade de celebrar esse acordo por via digital. Isto é obrigatório para as empresas e possível, mas é não obrigatório, para particulares.

Sim, claro que sim. Os anos de experiência da REISSWOLF em matéria de proteção de dados aplicam-se naturalmente a todos os nossos serviços, desde a digitalização e o arquivo até à destruição dos originais. Além disso, o nosso parceiro, com quem trabalhamos há muitos anos, possui todas as certificações relevantes necessárias para garantir sempre o cumprimento dos mais elevados padrões de qualidade durante o processamento:

• ISO 9001:2015 Gestão da qualidade
• ISO/IEC 27001:2013 Segurança da informação
• Norma DIN 66399 Destruição de documentos e suportes de armazenamento

O seu correio será armazenado nos arquivos de alta segurança da REISSWOLF.  Com a ajuda de vidros de segurança, vidros espelhados, fechaduras para camiões de carga e descarga, um local vedado e controlos de acesso em várias etapas, bem como sistemas de aspersão de prateleiras e videovigilância, garantimos a máxima segurança para o seu correio.