Legislação de Arquivo
As empresas publicas ou privadas necessitam de efetuar a gestão do seu arquivo de acordo com a legislação, de forma poderem garantir a sua conservação, segurança e também destruição. Por vezes, o desconhecimento da legislação é um dos fatores para esta atividade ser negligenciada por parte das organizações. Caso tenha dúvidas sobre como gerir o seu arquivo, consulte-nos.
Legislação de Arquivo sobre sociedades
Decreto-Lei n.º 429/77, de 15 de outubro
Estabelece normas relativas à salvaguarda de arquivos e bens culturais pertencentes a empresas privadas.
Lei n.º 105/97 de 13 de setembro, art.º 6º
Obriga as entidades públicas e privadas a manter durante cinco anos os registos de todos os recrutamentos.
Portaria n.º 703/76, de 25 de novembro
Determina os prazos de conservação e arquivo dos documentos na posse de empresas públicas. Define que os prazos de conservação dos documentos do artigo 40.º do Código Comercial sejam abrangidos pelas instituições de crédito nacionalizadas.
Portaria 118/90, de 15 de fevereiro
Estabelece as condições a que deve obedecer a microfilmagem de documentos para efeitos fiscais.
Portaria 206/76, de 18 de maio
Determina que o prazo do art.º 40.º do Código Comercial seja aplicável ao Banco de Portugal quanto à obrigatoriedade de conservar em arquivo os elementos da sua escrita principal.
Código Comercial, art.º 40
Obriga todos os comerciantes a arquivar a correspondência e telegramas recebidos, documentos que provem pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil, devendo conservá-los por um período de dez anos.
Código do IRC, art.º 115
Obriga as sociedades sujeitas a IRC a conservar em território Português, pelo prazo de dez anos os documentos de suporte dos livros e registos contabilísticos relativos às operações aí realizadas, não sendo permitida a sua substituição por fotocópias.
Regulamentos Arquivísticos
| Instituição | Data | Portaria nº |
|---|---|---|
| Autarquias locais | 22/04/01 | 412/2001 |
| Direcção Geral da Administração da Justiça | 14/12/06 | 1392/2006 |
| Direcção Geral das Alfândegas e dos Impostos especiais sobre o consumo | 01/09/02 | 1185/2002 |
| Direcção Geral das Autarquias Locais | 09/06/06 | 523/2006 |
| Direcção Geral do Orçamento | 06/04/07 | 401-A/2007 |
| Direcção Geral do Turismo | 27/04/01 | 430/2001 |
| Direcção Geral do Ordenamento do Território e Desenvolvimento Urbano | 12/06/08 | 418/2008 |
Legislação Geral de Arquivo Público
Decreto-Lei n.º 51/2002 de 2 de março
Atribui relevância jurídica à disponibilização e submissão por via electrónica dos modelos dos formulários dos organismos públicos integrados na administração Pública.
Lei 107/2001, de 8 de setembro
Estabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização do património cultural.
Portaria n.º 1039/2001 de 27 de agosto
Estabelece, ao abrigo do n.º 03 de art. 03 do DL n.º 106/2001, de 6-4, as normas relativas ao envio por correio electrónico da declaração de remunerações que os constituintes estão obrigados a entregar nos serviços competentes do sistema de solidariedade e segurança social. Revoga o despacho n.º 3172/99, de 20-1. O presente diploma produz efeitos à data da entrada em vigor do citado DL n.º 106/2001, de 6-4.
Portaria n.º 412/2001 de 17 de abril
Regulamenta a avaliação, selecção e eliminação dos documentos das autarquias locais, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados.
Decreto-Lei n.º 279/2000, de 10 de novembro
Autoriza as instituições de Crédito a digitalizarem cheques, avisos e ordens bancárias de transferência ou pagamento e talões de deposito.
Decreto Regulamentar n.º 16/2000 de 02 de outubro
Estabelece ao abrigo do disposto no art. 05 do DL n.º 375/99, de 18-09, as condições e os requisitos de utilização da factura ou documento equivalente transmitidos por via electrónica pelos sujeitos passivos de relação de imposto.
Decreto-Lei 290-D/99, de 2 de agosto
Aprova o regime jurídico dos documentos electrónicos e da assinatura digital.
Lei 67/98, de 26 de outubro
Lei da Protecção de Dados Pessoais.
Decreto-Lei 221/96, de 23 de novembro
Autoriza as empresas de seguros a utilizar a microfilmagem e o disco óptico para os documentos que devam manter em arquivo.
Lei n.º 65/93, de 26 de agosto
Regula o Acesso aos documentos da Administração.
Decreto-Lei n.º 295/91, de 16 de agosto
Disciplina o regime de microfilmagem de documentos efectuada por companhias de seguros e resseguros estabelecidas em Portugal.
Portaria n.º 974/89, de 13 de novembro
Aprova o Regulamento das operações de microfilmagem de cheques.
Decreto-Lei 110/89, de 13 de abril
Permite a microfilmagem, arquivo temporário e posterior destruição dos cheques apresentados a pagamento em instituições de crédito, públicas ou privadas.