À medida que o final do ano se aproxima, este é o momento ideal para fazer uma revisão completa ao arquivo da empresa. Uma organização cuidada não só liberta espaço como reduz riscos, melhora a produtividade e garante total conformidade legal.
Entrar no novo ano com o arquivo controlado traduz-se em maior eficiência, decisões mais rápidas e processos internos mais seguros.
Guia prático: 6 passos para arrumar o arquivo antes de fechar o ano.
Para apoiar esta tarefa, reunimos seis passos simples, mas altamente eficazes, que ajudam a preparar o arquivo para o próximo ano. São orientações práticas que facilitam a triagem, a organização e a definição do que deve ser guardado, digitalizado ou destruído de forma segura, garantindo um arranque de ano mais leve e produtivo.
1. Confirme os prazos legais de conservação do arquivo
Antes de eliminar qualquer coisa, pare dois minutos e confirme os prazos legais de conservação de documentos. Fiscalidade, área laboral ou regulamentos específicos — tudo conta. Evita multas, elimina com segurança e mantém apenas o que realmente importa.
2. Livre-se dos duplicados e da informação desnecessária.
Rascunhos, versões antigas, cópias esquecidas… todos os arquivos acumulam “ruído”. Fazer esta limpeza reduz o famoso arquivo morto, melhora a pesquisa interna e deixa o arquivo mais leve e funcional — tanto físico como digital.
3. Reorganize o arquivo: simples, claro e rápido de consultar.
Não precisa de grandes sistemas. Uma estrutura por tipologia de documento + departamento + ano já transforma o acesso à informação. Pastas claras proporcionam respostas mais rápidas e menos tempo perdido.
4. Liberte espaço no escritório: transfira o arquivo para outro lugar.
O novo ano é o momento ideal para expandir o espaço do seu escritório e pode fazê-lo sem mudar de lugar. Já pensou em reaproveitar toda aquela área ocupada pelo arquivo? Está na altura e entregar todas aquelas pastas a uma empresa externa que fique com esse arquivo sob custódia e faça a gestão dos documentos quando precisa.
5. Elimine informação sensível com destruição confidencial.
Se o documento já cumpriu o seu ciclo de vida e contém dados pessoais ou informação crítica, deve seguir diretamente para destruição confidencial certificada. É a forma mais segura de cumprir o RGPD e evitar riscos de fuga de informação.
6. Aproveite para digitalizar o que faz falta no dia a dia.
O final do ano é o momento ideal para avançar com a digitalização de documentos. Torne os processos mais ágeis no próximo ano. Um arquivo digital bem estruturado dá às equipas acesso imediato ao que precisam. E quem digitaliza? Está na altura de entregar os seus documentos a uma empresa que se encarrega da digitalização e da organização dos documentos em suporte digital.
Preparar o arquivo agora é começar o próximo ano com vantagem.
Com estes seis passos, a sua empresa entra no novo ano com um arquivo organizado, seguro e eficiente. Menos acumulado, mais controlo, mais produtividade. E sobretudo: uma gestão documental preparada para o futuro.
Nós estamos disponíveis para ajudar. A REISSWOLF fornece todos os serviços de que precisa para dar uma nova vida ao seu arquivo. Contacte-nos e comece o novo ano sem se preocupar mais com o arquivo.
- Destruição Confidencial de Documentos
Destrua documentos em papel ou digitais de forma segura, em conformidade com os requisitos definidos na norma ISO 21964 e o Regulamento Geral sobre Proteção de Dados (RGPD). Receba um Certificado de Destruição e a respetiva Guia Ambiental. - Custódia de Arquivo de Documentos
Garanta a preservação de documentos em instalações seguras, com fácil acesso sempre que necessário, sem comprometer a segurança da informação. - Digitalização de Documentos
Transforme documentos físicos em arquivos digitais, otimizando o espaço físico e facilitando o acesso rápido e eficiente à informação.
Além dos nossos serviços de gestão documental, a REISSWOLF também fornece apoio no âmbito de:
- Consultoria Ambiental
Ajudamos a sua empresa a adotar práticas mais sustentáveis, contribuindo para um futuro mais verde e ecológico. Prestamos apoio, se necessário, em todo o processo de registo de resíduos enviados para reciclagem após a destruição, para a emissão de certificados e-GAR e submissão do Mapa Integrado de Registo de Resíduos (MIRR).