Serviço de Custódia Arquivo e Gestão de Documentos
O serviço de custódia de arquivos tem como finalidade guardar, preservar e consultar o arquivo, mantendo-o em condições adequadas e de fácil consulta. As as nossas instalações foram desenhadas para garantir a segurança de todo o arquivo documental.
Quais os benefícios do Arquivo e Gestão de Documentos?
- Racionalização do espaço físico antes destinado para arquivo, que poderá ser reutilizado para outras atividades;
- Libertação de recursos humanos normalmente afectos às tarefas de arquivo, concentrando esforços nas atividades core;
- Preservação e confidencialidade: com os documentos sob custódia a sua preservação e integridade estão garantidas e o sigilo da informação neles contida é absoluto, sendo que todas as movimentações relativas ao arquivo são auditadas;
- Acessibilidade aos documentos: estes são registados e indexados, facilitando a sua recuperação e diminuindo exponencialmente o tempo de resposta às solicitações ao arquivo físico.
Máxima Segurança do seu Arquivo Documental
Todos os procedimentos inerentes ao tratamento do arquivo assentam em critérios de segurança e confidencialidade, os quais fazemos questão de cumprir rigorosamente.
Todos os funcionários, para além de receberem formação específica, estão abrangidos pelo sigilo profissional por intermédio de um termo de responsabilidade e confidencialidade reconhecido notarialmente. A REISSWOLF dotou o seu Centro de Arquivo de uma complexa estrutura de proteção à informação nele depositada:
- Seguros para as instalações e para o transporte;
- Seguro de Responsabilidade Civil;
- Sistema de arquivo na sua totalidade metálico;
- Alarme contra intrusão ligado 24 horas à central de alarmes (sensores volumétricos que reagem à luz, movimento e calor;
- Sensores de quebra-vidros e contactos nas janelas, grades metálicas de proteção em todos os acessos);
- Alarme contra incêndio ligado 24 horas à central de alarmes;
- Sistema de Sprinklers (extinção automática);
- CCTV (Videovigilância);
- Vigilância Humana 24 H no parque Industrial (Diurna e Noturna);
- Plano de Continuidade de Negócio (PCN);
- Projeto de segurança contra incêndio aprovado por empresa especializada;
- Material de combate a fogo (extintores, betoneiras, mangueiras de água);
- Desinfestações periódicas às instalações por empresa especializada;
- Controlo de temperatura e de humidade do depósito de arquivo.
Consultas ao Arquivo Documental
Sempre que necessário os nossos serviços de consulta permitem ao cliente aceder à informação de uma forma segura, rápida e eficiente. Os pedidos de consultas são sempre efetuados, através de fax ou email e validados pelos nossos serviços administrativos que trabalham em conjunto com a logística para disponibilizar o documento ao Cliente o mais rápido possível.
Consulta Interna – Sala de consulta com privacidade nas nossas instalações (com marcação prévia de 24/48 horas).
Consultas Externas – Entrega das caixas de arquivo / documentos nas suas instalações ou envio de documentos por fax ou e-mail (prazos de resposta: ver tabela).