para o tratamento da encomenda em conformidade com o artigo 28.o do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD)1
3. Âmbito, tipo e finalidade do tratamento de dados, tipos de dados e círculo de sujeitos a dados
A atividade do processador inclui:
- A aquisição, gravação e digitalização de peças de correio físico;
- Criação de ordens de encaminhamento;
- Disponibilização de cópias digitais na aplicação móvel dok.suite.;
- Acesso através do portal web REISSWOLF f.i.t.
- A exigência dos originais para digitalização;
- Arquivamento de artigos postais digitalizados;
- A destruição de artigos postais digitalizados em conformidade com a proteção de dados e rastreabilidade.
A prestação do processamento contratualmente acordado ocorre principalmente no local: REISSWOLF -Tratamento Confidencial Reciclagem de Dados e Arquivos Sa, Parque Industrial do batel, lote 33, 2890 – 161 Alcochete (RW SA).
Os seguintes tipos de dados são o objeto desta encomenda:
Nota: Os tipos de dados relevantes devem ser assinalados ou complementados pelo responsável/cliente.
Outros:
As seguintes categorias de pessoas com dados são objeto do contrato
Nota: Os círculos relevantes dos sujeitos de dados devem ser assinalados pelo responsável / cliente.
Outros:
4. Processamento vinculado por instruções e obrigação de reprodução
O Prestador a digitalizar só pode tratar dados pessoais com base nas instruções documentadas do responsável pelo tratamento, a menos que seja obrigado a fazê-lo pela legislação da União Europeia ou dos Estados-Membros a que o Prestador está sujeito; Nesse caso, o Prestador informará o responsável pelo tratamento desses requisitos legais antes do tratamento, a menos que o direito em questão proíba essa comunicação com base num interesse público importante.
As instruções são geralmente dadas pelo responsável em forma de texto (por exemplo, por e-mail). Se, excepcionalmente, for emitida uma instrução oralmente, esta será confirmada pelo responsável em conformidade em forma de texto (por exemplo, por e-mail). O Prestador informará imediatamente o controlador se, no seu parecer, o cumprimento de uma instrução dada pelo controlador violar o RGPD ou qualquer outra disposição sobre proteção de dados (Dever de denúncia).
5. Dever de confidencialidade/ sigilo
Para a execução do contrato, o Prestador só empregará pessoas que tenha comprometido a confidencialidade ou que estejam sujeitas a um dever legal de confidencialidade adequado.
6. Segurança do processamento/ Medidas técnicas e organizativas em conformidade com o Art. 32 RGPD
O Prestador toma todas as medidas técnicas e organizativas necessárias em conformidade com o artigo 32º RGPD.
As medidas técnicas e organizativas estão sujeitas a progressos técnicos e a um desenvolvimento futuro. Durante a duração desta encomenda, estes devem ser continuamente adaptados pelo transformador às exigências desta encomenda e desenvolvidos de acordo com o progresso técnico. O nível de segurança das medidas técnicas e organizativas a seguir definidas não deve ser subestimado.
O Prestador compromete-se a documentar por escrito alterações às medidas técnicas e organizacionais que tenham uma influência significativa no nível de segurança garantido como complemento das seguintes medidas, que podem também ser realizadas em formato eletrónico, e informar o Prestador.
As medidas técnicas e organizativas tomadas resultam do Anexo 1i – "Medidas de organização técnica (TOM) de acordo com o art.º 32.º RGPD – RW Tratamento Confidencial Reciclagem de Dados Arquivos SA" deste contrato.
7. Utilização dos serviços de outros processadores
O Prestador pode recorrer a outros processadores, pelo que não são utilizados mais processadores para a execução do contrato na área da destruição de ficheiros e de portadores de dados. Os outros transformadores utilizados no momento da celebração do contrato constam de um anexo separado 2 – "Subcontratante – RW Tratamento Confidencial Reciclagem de Dados Arquivos SA" a este contrato. O processador só pode utilizar, envolver ou substituir outros processadores existentes se tiver informado previamente o controlador da alteração pretendida. O responsável pode opor-se a tais alterações.
Sempre que o Prestador utilize os serviços de outro transformador para realizar determinadas atividades de tratamento em nome do responsável pelo tratamento, esse Prestador adicional estará sujeito às mesmas obrigações de proteção de dados que as previstas neste contrato através de um contrato a elaborar por escrito, que pode igualmente ser efetuado num formato eletrónico, ou por qualquer outro instrumento jurídico ao abrigo da legislação da União ou da legislação do Estado-Membro em causa. , nomeadamente, fornecendo garantias suficientes de que as medidas técnicas e organizativas adequadas são executadas de modo a que o tratamento seja efetuado de acordo com as exigências do RGPD. Se o outro Prestador não cumprir as suas obrigações de proteção de dados, o primeiro Prestador ficará sujeito ao responsável pelo tratamento pelo cumprimento das obrigações desse outro Prestador.
8. Obrigações e colaboração / Apoio
Tendo em conta a natureza do tratamento, o Prestador apoiará o responsável pelo tratamento com medidas técnicas de organização adequadas para cumprir a sua obrigação de responder aos pedidos de exercício dos direitos dos dados referidos no capítulo III do RGPD (tendo em conta os direitos dos sujeitos a dados no que respeita à garantia da transparência; Direito à informação; direito de retificação; Direito ao apagamento ("a ser esquecido"); Direito à restrição do processamento; Direito de notificação em caso de retificação e apagamento, bem como restrição do processamento; Direito à portabilidade dos dados; Direito de oposição; Direitos em decisões de casos individuais automatizados).
9. Apoio ao cumprimento do dever do responsável
O Prestador deve ajudar o controlador a cumprir as obrigações previstas nos artigos 32.o a 36.o do RGPD, tendo em conta a natureza do tratamento e as informações de que dispõe. (garantir a segurança do processamento; obrigação de reportar violações de dados pessoais ao responsável pelo tratamento sem demora injustificada; reportar violações de dados pessoais às autoridades de supervisão; notificar o titular dos dados de uma violação de dados pessoais; Avaliação do impacto da proteção de dados; Consulta prévia).
10. Destruição de dados pessoais
A destruição deve ser efetuada de modo a que o restabelecimento de informações residuais com um esforço razoável já não seja possível. A destruição física é realizada de acordo com o DIN 66399. Pelo menos a classe de proteção 2, o nível de segurança 3 aplica-se. O Prestador é obrigado a provocar a destruição imediata também no caso dos subcontratantes. O Prestador deve apresentar provas de destruição adequada e submetê-la ao controlador sem demora.
A documentação que sirva de prova de tratamento adequado de dados deve ser armazenada pelo Prestador de acordo com os respetivos períodos de retenção, mesmo para além do final do contrato. Pode entregá-las ao responsável no final do contrato para o seu alívio.
11. Comprovativo de obrigações e apoio com inspeções
O Prestador fornecerá ao controlador todas as informações necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações previstas no RGPD do artigo 28º. Permitirá que os controlos, incluindo as inspeções, sejam efetuados pelo responsável pelo tratamento ou por outro auditor nomeado por esse responsável pelo tratamento e contribuirá para a sua execução.
12. Supervisor de proteção de dados
O processador nomeou e nomeou por escrito um oficial de proteção de dados legalmente prescrito. Este último desenvolve as suas atividades de acordo com o Art. 38 e o RGPD art. 39. Os dados de contacto atuais do responsável pela proteção de dados são facilmente acessíveis na página inicial do Prestador.