Os arquivos fazem parte da história da humanidade e estão até hoje presentes no nosso dia a dia, sendo instrumentos de trabalho fundamentais para qualquer organização.
Contudo, a gestão do arquivo nem sempre é efetuada da melhor forma, quer ao nível da sua conservação ou da sua organização. Por isso, quando existem elevados volumes de arquivos é necessário proceder ao seu tratamento arquivístico.
Neste âmbito são executas algumas tarefas, tais como:
- estudo orgânico, histórico e institucional;
- organização da documentação;
- identificação e descrição da documentação;
- avaliação da documentação;
- triagem da documentação;
- eliminação da documentação;
- elaboração dos instrumentos.
A metodologia utilizada na execução do tratamento documental inclui a identificação, descrição, avaliação e a triagem da documentação. Desta forma, o resultado será a obtenção de instrumentos que permitam a gestão da documentação:
- Para a documentação a conservar: a documentação de interesse histórico, legal e informativo identificada, organizada e descrita;
- Para a documentação a eliminar: listagem da documentação sem importância legal, histórica e informativa, a qual será eliminada após produção dos autos de eliminação.
A realização do tratamento arquivístico permite ter a totalidade da informação disponível sempre que necessitar.
Se tem dúvidas sobre como organizar o seu arquivo, entre em contacto connosco. Temos ao seu dispor uma equipa de especialistas na área da gestão documental, disponíveis para o ajudar na gestão do seu arquivo.